Nonostante sia ormai vigente da oltre un anno, ancora pare poco conosciuta la disposizione dettata dal Codice dell’Amministrazione Digitale che, in forza, dell’art. 44, comma 1 quater, ha introdotto nel nostro ordinamento la figura del “Responsabile della conservazione dei documenti informatici” e ne ha definito il ruolo nell’ambito della compliance di impresa.
Ebbene, il Responsabile della conservazione dei documenti informatici – stando alla lettera della norma – è colui “che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare, ai sensi dell’articolo 34, comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali”.
La conservazione digitale e la nomina del Responsabile di tale funzione, se un tempo interessava solo la P.A., oggi, per espressa previsione del comma 1 ter del medesimo articolo è invece un obbligo anche per i soggetti privati e, quindi, per le imprese.
Laddove le aziende non dispongano delle competenze interne per provvedere al conferimento di tale incarico, è la stessa legge a prevedere che venga individuato a tale scopo un referente esterno.
Il Responsabile della Conservazione Digitale ha un importantissimo ruolo: deve elaborare un sistema di conservazione dei documenti informatici/digitali in linea con la vigente normativa che sia idonea a far acquisire alla documentazione conservata la capacità probatoria che interessa a quella data organizzazione.
Per le imprese, ad ogni modo, l’opportunità di deferire a un esperto, esterno all’azienda, il compito di intervenire per l’adeguamento del proprio sistema di conservazione documentale è preferibile per molteplici aspetti:
- Il soggetto individuato sarà personalmente responsabile dell’organizzazione e della tenuta dei processi di archiviazione;
- Sarà onere di tale soggetto monitorare la compliance in materia, verificando periodicamente il corretto funzionamento del sistema ideato;
- Si occuperà tale soggetto dell’elaborazione del “Manuale di conservazione”, “documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.”
A chiosa, per evidenziare l’importanza dell’argomento, non si può che ricordare come sia ormai divenuto obbligatorio conservare digitalmente determinati documenti, fra cui le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite Posta Elettronica Certificata. Documenti la cui conservazione è obbligatoria per almeno 10 anni
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Laddove interessati ad eventuali approfondimenti sarà nostra cura mettere a Vs. disposizione le nostre competenze per la valutazione di una collaborazione professionale idonea all’argomento.